Nebenkostenabrechnung: Die 7 häufigsten Fehler von Vermietern

Warum so viele Abrechnungen fehlerhaft sind

Laut Mieterbund sind über 50 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen in Deutschland fehlerhaft. Das liegt selten an böser Absicht — sondern an der Komplexität. Verteilerschlüssel, umlagefähige Kosten, Abrechnungszeiträume, Vorauszahlungen — da kann man schnell den Überblick verlieren.

Für Vermieter bedeutet ein Fehler in der Abrechnung im besten Fall Nacharbeit. Im schlimmsten Fall muss die gesamte Abrechnung wiederholt werden — oder der Mieter kann die Nachzahlung verweigern.

Fehler 1: Falscher Abrechnungszeitraum

Die Abrechnung muss exakt 12 Monate umfassen und spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Verpasst du die Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen — der Mieter behält aber seinen Anspruch auf eine Rückzahlung.

Fehler 2: Nicht umlagefähige Kosten abrechnen

Nicht alle Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Reparaturkosten, Verwaltungskosten und Instandhaltung sind grundsätzlich nicht umlagefähig. Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Kostenarten — dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Aufzugskosten.

Fehler 3: Falscher Verteilerschlüssel

Wie werden die Kosten auf die Mieter verteilt? Nach Wohnfläche, nach Personenzahl, nach Verbrauch? Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag stehen oder der gesetzlichen Regelung entsprechen. Wer ohne Vereinbarung nach Personenzahl abrechnet, obwohl das Gesetz die Wohnfläche vorsieht, macht die Abrechnung angreifbar.

Fehler 4: Heizkosten nicht getrennt abrechnen

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Wer die Heizkosten komplett nach Fläche umlegt, verstößt gegen die Verordnung.

Fehler 5: Fehlende Belege

Mieter haben das Recht, die Originalbelege einzusehen. Wer keine geordnete Dokumentation hat, steht im Streitfall schlecht da. Digitale Dokumentenverwaltung — mit hauslog oder einer ähnlichen Lösung — schafft hier Ordnung.

Fehler 6: Leerstand nicht berücksichtigt

Steht eine Wohnung leer, darf der Vermieter die anteiligen Kosten nicht einfach auf die anderen Mieter umlegen. Die Kosten für die leerstehende Wohnung trägt der Vermieter selbst.

Fehler 7: Keine Prüfung der Versorger-Rechnungen

Auch Stadtwerke und Versorger können Fehler machen. Wer die Rechnungen ungeprüft übernimmt, gibt eventuelle Fehler an seine Mieter weiter. Tipp: Vergleiche die Rechnungen mit den eigenen Zählerständen.

Die beste Absicherung: Erfasse deine Zählerstände lückenlos digital, archiviere alle Rechnungen sofort und nutze eine Software die dich bei der Abrechnung unterstützt.